節約の際に必要なのは地味にメールソフトの使いこなし。 今回はGmailでメールを効率的に捌くためのラベリング設定について説明します。 この記事を読めば節約手法を取り入れたときに気なるメールの処理についての悩みが大分解消されるはず!
1.ラベリングってなんぞ?
ラベリング?そは何者ぞ?って方向けに説明しますと。
受信したメールにユーザーが独自の属性をつけることができる機能です。
他のメールサービスで言うとフィルタリングが一番近い感じです、よくある迷惑メールだけ避けるやつ。
多量のメールを扱う中では、テーマを絞ってチェックしたり要らない属性のメールをまとめて削除したい場面が必ず出てきます。
そこで、ラベリングは必須のテクニックなのです。
2.節約とメールラベリングの関係
「メールのラベリングが節約に何の関係があるんじゃー!」って思われる方もいらっしゃるかと思うので説明します。
節約の為にいろいろなお得サービスに登録するとですね、必ず来るんですよアイツが
宣伝メールが多量に
しかも楽天のキャンペーンとかだと、大抵がメルマガの購読が登録条件だったりします。
すると読みもしない大量のメールが来て、その他の大事なメールを見逃しやすくなってしまう。
これは、多大なる時間の損失であるので対策の必要があります。
そこで活躍するのがGmailにおけるメールのラベリング。今回はそのための設定を紹介しようと思います。
3. 一番簡単なフィルタリング方法
一番簡単なフィルタリングの方法を説明します。 まずは仕分けしたいタイプのメールの1つをオープンして、右上のメニュー(下の画像の右上の赤丸部分)をクリック。
すると以下の様にメニューが展開されます(例は楽天カードのメールですが特に理由は無いでーす)。
結構過激な選択肢が並んでいますが、有情なジェントルマンとしては「メールの自動振り分け設定」を選択しましょう。
(たまには大事なメールも送ってくれるかもしれんのにいきなりブロックとかはかわいそうやん)
3.1. メールの振り分けイメージを掴む
メールの自動振り分け設定を選ぶと、下のようなダイアログが出ます。
このダイアログで振り分けたい条件を入れていくことで、フィルタを作成することができます。
先ほどの操作ではFromに自動的に送信者が入っていますね。
この画面で大事なところを3つポイントすると。
① 現在の条件での検索結果を表示するボタン
② 現在の条件でフィルタを作成するボタン
③ 最終的な検索式
となります。まずは①の検索ボタンを使って、現在の検索設定でどのようなメールが絞り込まれるか確認しましょう。
検索結果を確認して変なメールが混じっていないことを確認したら、右上の「検索オプション」の文字をクリックして先ほどのダイアログに戻ります。
もどったら、②のフィルタ作成ボタンを押してフィルタ作成に移りましょう。
「検索オプションのところ無いんだけど????」という場合は、一度上部の検索枠をクリックしてからEnterキーを押すと出ます。
3.2. フィルタを作成する
満足のいくフィルタ結果が得られたら、作成に移りましょう。
この中でオススメなのは「ラベルをつける」です。
スターとか重要メールとかは手動でも簡単につけられるので、自動でつけにくいような難しい条件を手動でつける役割にした方が運用が楽になります。
今回はやりませんが「削除用のラベルがついてるメールのうち、スターがついていない物のみを削除」とかはやりたいこともそこそこあると思います。
もう一つのポイントは下の方にチェックした「n件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」$(n \in \mathbb{N})$ですね。
スレッドとか言ってますが、要するにメールです。
作成したフィルタはメールの受信時に適用されるのですが、これをチェックするとフィルタ作成時にすでに受信済みのメールに対してもフィルタリングが行われます。
ラベルは既存の物から選択しても、新たに作っても良いです。
また、ラベルは親子関係を作れるので、階層的な管理もできます。
私の場合は楽天の下に各種楽天サービスのラベルを作っていたりします。
が、各サービスのメール量が多すぎてあまり親ラベルの楽天単位で使うことは少ないですね。
まぁ左側のラベルのツリーから探すときに探しやすいのはあります。
4.まとめ
今回は、いろんなサービスを契約した結果、めっちゃ来るメールを捌くためにラベリングの初歩を紹介しました。
次回以降はもうちょっといいラベリング方や、見やすい受信トレイの管理法などを紹介していきたいと思います。
メール整理の時間を激減させて、効率よくサービスを利用していきましょう。
